Responsable de Pôle Administratif (H/F)

Référence : RESP/DEC

Catégorie : B

Secteur d'activité : Administration générale

Cadre d'emploi 1 : Rédacteurs territoriaux

Commune : CERGY-PONTOISE

Localisation : Hôtel du Département

Direction : Direction de l'Education et des Collèges

Service : DEC-Direction

Poste à encadrement : Non

Temps de travail : Temps complet

Date de fin de publication : 26/07/2020

Définition

Le responsable du pôle assure l’encadrement des agents, la supervision et la coordination de l’organisation générale et la gestion du pôle d’appui administratif et logistique, constitué de deux agents. Il contribue au bon fonctionnement de la Direction et de l’ensemble de ses services :
  • Il assiste le Directeur de l’Education et des Collèges et le directeur adjoint pour le fonctionnement administratif de la Direction en collaboration avec une assistante de direction et une assistante de gestion administrative avec lesquelles il travaille en pleine collaboration,
  • Il apporte son concours et son expertise au suivi des principaux dossiers stratégiques et transversaux de la Direction,
  • Il assure un rôle de communication, d’information et de coordination au sein de la Direction et avec ses partenaires extérieurs (services de l’Education nationale notamment),
  • Il apporte avec les agents du pôle un soutien administratif aux services de la Direction, dans le respect de la répartition définie par la Direction,
  • Il organise la continuité des interventions du pôle auprès de la Direction et des services, notamment en cas d’absence,
Il assure la gestion de l’agenda du Directeur de l’Education et des Collèges.
 
 

Activités

Vos missions :

- Coordination du travail avec les collaborateurs du Pôle sur des dossiers de la Direction et de ses services,
- Encadrement des agents, la supervision et la coordination de l’organisation générale et la gestion du pôle d’appui administratif et logistique, constitué de deux agents. - Lien et coordination avec les chefs de service de la Direction sur des dossiers,
- Personne référente auprès d’un portefeuille de services, défini en lien avec la Direction, les deux agents du pôle étant référents respectivement d’un portefeuille de service complémentaire,
- Instruction, Gestion et suivi de dossiers spécifiques confiés par la Direction,
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion de l’agenda de la Directrice et planning de la Direction,
- Contribution à la mise en forme selon charte, rapports et délibérations puis saisie sous Webdélib,
- Constitution de dossiers et préparations de réunion,
- Gestion du courrier départ et arrivée (logiciel Elise) à tour de rôle avec les autres collaboratrices du Pôle,
- Elaboration de notes, dossiers pour la Présidence, la Vice-présidence et la Direction générale dans le respect des échéances,
- Contribution et participation à l’organisation de manifestations, colloques, réunions, expositions, actions,
- Organisation du classement et mise à jour des dossiers et de documents,
- Rédaction de compte-rendu de réunions.

Compétences

Technique :
• Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, « Elise », Webdélib, Gimaweb, Gdelib)
• Maitrise de la rédaction (notes et compte-rendus de réunion, courriers interventions)
• Méthode et organisation dans le travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Savoir rédiger des notes et compte-rendu
Relationnel :
• Discrétion professionnelle
• Rigueur – Réactivité - Implication
• Sens de l'organisation et des priorités
• Travail en équipe
• Qualité d’accueil
Connaissances :
• Connaître l’organisation du Conseil départemental et le fonctionnement de l’institution départementale
• Connaître les partenaires de la DEC

Spécificités du poste

Tous les postes du Conseil Départemental sont handi-accessibles.

Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir déposer votre CV et votre lettre de motivation en cliquant sur « Postuler » avant le 26/07/2020, en précisant votre rémunération actuelle et vos prétentions salariales dans votre lettre de motivation ».

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