Achat
L’achat d’archives s’opère soit directement auprès de particuliers, soit chez des libraires et marchands d’autographes, ou encore en vente publique.

Archives

Suivant le contexte :

1. Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (Code du patrimoine, art. L 211-1).

2. Service d’archives compétent pour recevoir des documents d’archives.

3. Bâtiment abritant un service et des documents d’archives.

Archives privées
Documents d’archives produits ou reçus par des particuliers, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats ou par toute autre institution privée. Elles sont par nature extrêmement variées. Elles peuvent rentrer dans les collections des Archives départementales par don, legs, dépôt ou achat. Leur communicabilité dépend du souhait exprimé par leur propriétaire.

Archives publiques

Documents produits ou reçus par un organisme public (Etat, collectivités territoriales, établissements et entreprises publics) ou par un organisme privé chargé d’une mission de service public. En font également partie les minutes et répertoires des notaires. Elles forment l’immense majorité des archives collectées par les Archives départementales.

Article

Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une boîte d’archives. Chaque article est repéré par une cote qui lui est propre.  Il peut ne renvoyer qu’à un seul document isolé (registre, pièce) ou, au contraire, en regrouper plusieurs (dossiers).

Bordereau d’élimination

Relevé détaillé des documents soumis par un service producteur au visa d’élimination de l’archiviste ou, au contraire, dont la destruction est proposée par l’archiviste au service producteur.

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Bordereau de versement

Relevé détaillé énumérant les documents et dossiers remis à un service d’archives par un service versant. Le bordereau de versement est le premier des instruments de recherche disponibles, même s’il n’est que provisoire.

 Téléchargez le modèle de bordereau de versement

Cadre de classement

Plan directeur préétabli servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d’archives et donc à leur cotation. Il est structuré en fonds , séries et sous-séries.

 Téléchargez le cadre de classement des Archives départementales du Val d’Oise

Contrôle scientifique et technique

Compétence légale de l’administration centrale des archives s’appliquant à la gestion, à la conservation, au traitement et à la communication des archives publiques principalement mais aussi aux archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l’unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à sa localisation dans les magasins de stockage.

Dation
La dation permet à des héritiers d’acquitter leurs droits de succession en remettant à l’Etat « des documents de haute valeur archivistique ou historique » (loi du 31 décembre 1968, art. 2, décret du 10 novembre 1970 et art. 1716 bis du Code général des impôts).
 

Délai de communicabilité

Espace de temps légal ou réglementaire à l’expiration duquel un document ou un ensemble de documents devient librement communicable.

Dépôt
Le dépôt constitue un transfert de responsabilité sans transfert de propriété. Le propriétaire conserve donc tous ses droits sur le fonds d’archives qu’il a déposé. Néanmoins, les Archives départementales sont compétentes pour tout ce qui concerne le traitement des documents (tri, classement, conservation...).
1. Dépôt d’archives privées. Le dépôt est révocable, le propriétaire pouvant récupérer ses archives à tout moment. Néanmoins, une convention écrite permet de fixer les droits et obligations de chacune des parties, le propriétaire et les Archives départementales. Cette convention précise la possibilité pour les Archives départementales de conserver le contenu des documents sur un support de substitution à leurs frais (photocopies, microfilms, etc.). Les conditions de communicabilité des documents restent alors identiques à celles fixées par le propriétaire concernant les originaux.

2. Dépôt d’archives publiques. Le dépôt des archives historiques des communes de moins de 2 000 habitants aux Archives départementales est obligatoire (Code du patrimoine, art. L. 212-11). Cette disposition réglementaire vise à décharger les communes de petite taille de l’entretien de documents anciens, souvent dégradés, et dont la valorisation historique et patrimoniale ne peut être assurée dans des conditions correctes.

 Téléchargez un modèle de contrat de dépôt

Dévolution

Remise officielle d’archives, généralement en vertu du principe de pertinence, par un service d’archives à un autre qui a hérité de tout ou partie de ses compétences. 

En 1964, le département de la Seine-et-Oise a disparu, laissant la place à six nouveaux départements dont le Val-d’Oise. Dès 1982, cette procédure a donc été utilisée pour permettre le transfert des documents intéressant les nouvelles entités administratives aux services départementaux d’archives correspondants : registres paroissiaux et d’état civil, listes électorales, archives notariales,...

 Téléchargez un modèle de lettre d’intention de don

Instrument de recherche
Outil de description ou de référence élaboré par un service d’archives et permettant à un lecteur de prendre connaissance du contenu d’un fonds et d’en consulter les documents. Les instruments de recherche prennent des formes extrêmement variées (ouvrage imprimé ou base informatisée) et sont plus ou moins détaillés (bordereau de versement, répertoire numérique,...)

Legs
Un particulier peut choisir de léguer en toute propriété ses archives aux Archives départementales. Pour être valable, cette volonté doit nécessairement figurer dans un testament olographe (écrit en entier, daté et signé de la main du testateur), reçu par un notaire, ou mystique (présenté clos, cacheté et scellé au notaire et à deux témoins – art. 976 du Code civil).

Préemption
La préemption constitue un droit de l’Etat dans les ventes aux enchères publiques grâce auquel un représentant de l’Etat (souvent le directeur des Archives départementales) se trouve substitué au dernier enchérisseur (Code du patrimoine, art. L212-32). Tout officier public organisant une vente aux enchères comprenant des lots d’archives privées doit en aviser les Archives quinze jours à l’avance, en général par l’envoi du catalogue.

Respect des fonds

Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

Tableau de gestion

Document réglementaire décrivant les types de documents produits par un service ou un organisme et servant à gérer ses archives. Il fixe pour chaque type de documents le délai d’utilité administrative, le délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, le traitement final et les modalités de tri à lui appliquer.