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Assistant(e) d'un service médico-social

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DEFINITION / MISSION

Accueillir, informer et orienter les publics des services médico-sociaux

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Accueil, information et orientation des publics usagers des services médico-sociaux vers les professionnels
  • Réception, traitement des appels téléphoniques et transmission des messages
  • Prise de rendez-vous et établissement des agendas des professionnels
  • Collecte, classement et mise à disposition des informations médico-sociales dans l'espace d'accueil
  • Réception, enregistrement et traitement des courriers
  • Production de documents administratifs en lien avec les activités

Activités spécifiques :

  • Gestion de planning de travail, des congés, des commandes de fournitures
  • Aide au déroulement de consultation (pré-accueil des usagers, préparation du dossier et des pièces utiles, etc.)
  • Collecte de données sur les consultations et réalisation de statistiques de fréquentation
  • Conduite d'entretien de pré-évaluation des situations des demandeurs

COMPETENCES

Savoir faire techniques et relationnels

  • Accueillir les usagers, les informer et les orienter vers les professionnels concernés
  • Renseigner un usager sur les dispositifs existants
  • Recevoir, filtrer et renseigner un usager au téléphone
  • Rechercher, trier, sélectionner de la documentation et la classer pour sa consultation
  • Prendre un message et le transmettre à son destinataire
  • Tenir un agenda, organiser une réunion
  • Prendre des notes et rédiger un compte-rendu
  • Utiliser une suite bureautique pour produire des documents administratifs
  • Enregistrer et traiter les flux de courriers
  • S'exprimer convenablement
  • Ecouter et reformuler une demande

Connaissances

  • Les institutions les circuits et les procédures en matière médico-sociale
  • Les professions des secteurs médico-sociaux
  • Les techniques de secrétariat
  • Le déroulement d'une consultation
  • Les outils de communication dédiés au service d'accueil
  • L'accueil des publics en difficulté
  • Les techniques rédactionnelles
  • Les techniques de traitement de l'information (collecte, classement, diffusion)
  • L'outil informatique et les principaux logiciels de bureautique
  • Notion de travail en équipe
  • Techniques de communication relatives à la fonction d'accueil

CONDITIONS D'EXERCICE

Travail en bureau au sein d'un équipement collectif ; Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins des publics ; Grande disponibilité vis-à-vis des usagers ; Risques d'incivilité et de violences dans la relation aux personnes ; Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

TENDANCES D'EVOLUTION

Facteurs clés à moyen terme / Impact sur l'emploi

Modification du cadre réglementaire et juridique ; Développement de dispositifs spécifiques ; Territorialisation des politiques médico-sociales ; Massification des problèmes sociaux et de santé ; Renforcement de la précarisation des publics ; Développement de l'accompagnement et du soutien à la parentalité

CONDITIONS D'ACCES (cadre d'emploi, formation, etc.)

Cadres d'emplois : Adjoints administratifs ; agents administratifs, rédacteurs

Formation, Expérience : Formation de niveau IV ou V avec expérience dans les secteurs médico-sociaux ; Formation aux outils bureautiques

Catégories : C, B

AUTRES APPELLATIONS

Secrétaire médico-sociale

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