Archives privées. Photo: P. Lapalu

La majorité des documents qui entrent aux Archives départementales proviennent des administrations publiques au terme de leur durée d'utilité administrative (D.U.A.). Mais il existe bien d'autres types de sources méritant d'être collectées. Elles le sont par voie extraordinaire (achat en ventes publiques, don de particuliers, ...) donnant lieu à autant de fonds et de statuts juridiques particuliers.

En savoir plus sur les différents types de collecte.

Avant d'être consultables en salle de lecture, les documents d'archives font l'objet d'un certain nombre de traitements matériels et scientifiques.

Désinfection

Avant d'intégrer leurs espaces de stockage définitifs, les archives dont l'état sanitaire est mauvais sont désinfectées. Cette opération vise à enrayer la dégradation causée par des champignons ou autres attaques microbiennes et d'éviter ainsi la contamination du reste des collections.

Tri et classement

Les Archives départementales effectuent une première sélection au stade de la collecte. C'est néanmoins lors des opérations de classement qu'un tri plus fin est mené afin de ne conserver que les documents qui possèdent bien un intérêt historique ou juridique. Les autres documents sont détruits après accord de l'organisme, de la personne, du service ou de la collectivité qui les a produits.

Au cours du classement, chaque unité archivistique (ou article) est décrite de manière à la fois précise et synthétique ; ses dates sont précisément signalées. Les documents sont ensuite organisés entre eux conformément au cadre de classement et suivant le principe de respect des fonds. Chaque article est enfin identifié par une cote qui lui est propre et qui permettra les communications ultérieures.

La démarche de classement aboutit à l'élaboration d'un instrument de recherche dont l'objet est d'être à terme consultable en salle de lecture.

En savoir plus sur le système de classement.

Il s'agit de conserver les archives dans des locaux appropriés, grâce à des techniques de préservation, de conditionnement et de restauration, répondant à des normes scientifiques.

Conservation préventive

• Les documents d'archives sont exposés à de nombreux risques de dégradation et de destruction.
• Excès de lumière : artificielle ou naturelle.
• Taux d'humidité excessif ou, au contraire, insuffisant
• Température excessive ou trop variable.
• Confinement de l'air : local sans aération
• Constituants des supports et procédures d'écriture : papiers ou encres acides, supports magnétiques ou numériques
• Agents biologiques : moisissures, bactéries, insectes, rongeurs.
• Agents polluants : pollution atmosphérique, poussières
• Facteurs humains : manipulations mauvaises ou excessives, réparations inappropriées, dégradations, vol
• Sinistres : incendie, inondation, tremblement de terre, actes de guerre

La pérennité des archives impose qu'elles soient conservées dans des conditions parfaitement adaptées mais aussi, lorsque leur état l'exige, qu'elles fassent l'objet d'opérations de préservation particulières.

Aux Archives départementales, toutes les conditions sont réunies pour limiter au maximum les risques de dégradation :

• Les documents sont rangés dans des conditionnements en matériaux neutres qui les préservent de la poussière et de la lumière et les protègent au mieux en cas d'incendie ou d'inondation.
• La température est maintenue à 18°C (avec une variation quotidienne tolérée de + ou - 1°C), l'hygrométrie (taux d'humidité) est maintenue à 55% (avec une variation quotidienne tolérée de + ou - 3%), l'air est renouvelé régulièrement.
• Le bâtiment est spécifiquement protégé contre les incendies et les intrusions.

Ces mesures ne dispensent pas de prendre soin des archives au moment de leur consultation.

Quelques gestes simples à respecter

Reliure et restauration

Photos de presses prises par Jérôme Blachon

Les documents trop endommagés et dont la communication n'est plus possible en raison de leur état doivent faire l'objet de restaurations.

Les Archives départementales du Val-d'Oise disposent pour ce faire d'un atelier de reliure qui effectue également des petites réparations et des conditionnements sur mesure. Les documents nécessitant une restauration complexe sont confiés à des prestataires privés.

Supports de substitution

Certains documents, particulièrement précieux ou trop fragiles, ne sont plus communiqués sous leur forme originale. Pour continuer cependant à diffuser les informations qu'ils contiennent, les Archives départementales les transfèrent sur des supports de substitution : photographies, microfilms, supports numériques. C'est le cas des registres paroissiaux et d'état civil, consultables sur microfilms exclusivement avant de l'être, à terme, sous format numérique. Les plans du cadastre napoléonien sont, eux, déjà numérisés et accessibles sur poste informatique.

La communication des documents est le but ultime de l’archivage. Elle répond à un enjeu démocratique - le droit pour chacun d’accéder à l’information administrative -, permet d’écrire l’histoire et, plus largement, donne l’occasion à chacun de s’approprier son patrimoine culturel. Les documents d’archives sont communiqués au public dans le respect des délais de communicabilité fixés par la loi et conformément aux conditions définies dans le réglement de la salle de lecture pour la préservation des originaux.

Les moyens de nous connaître

• La salle de lecture
• Le service éducatif

Le prêt de documents pour réalisation d’une exposition ou autre manifestation culturelle

Cette mission de « contrôle » s’accompagne d’une démarche de conseils pour une meilleure organisation des administrations concernant la gestion de leurs archives.